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深圳最实用的《办公用品管控制度》直接转发和收藏

   日期:2021-01-19     来源:zph886    浏览:347    评论:0    
核心提示:办公用品管控制度办公用品管控制度1.目的为加强公司办公用品的管控,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,根据公

办公用品管控制度

办公用品管控制度

1.目的

为加强公司办公用品的管控,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,

根据公司实际情况,特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司所有办公用品的管理。

3.办公用品的分类规定

3.1办公用品分为固定资产和一般办公用品;

3.2固定资产包括办公设备和办公家具,办公设备指办公耐用品,包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机、空调等,办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品,包括:各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。对于固定资产类的办公用品的管控按照公司《固定资产管理制度》执行;

3.3一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品;

3.4一般消耗品包括:签字笔、笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、电池、白板笔等。耐用消耗品包括:计算器、笔筒、文件盒、文件架、打孔机、订书机、起钉器、直尺、剪刀、排插、印台、黑板擦等。

4.办公用品的采购

4.1 针对固定资产类的办公用品,由需求部门填写《固定资产申请表》,经行政人事审核交总经理批准,视其类别情况交由相关负责人进行采购;

4.2 一般办公用品的采购由行政部负责,行政人员需经常调查办公用品供应商及市场价格,以保证性价比和质量。每周根据各部门办公用品使用情况,进行统计申请,填写《办公用品采购申单》,经由行政经理批准进行采购;

4.3 急需的办公用品由部门负责人提出申请,填好《急需办公用品申请表》,经行政经理批准进行紧急采购;

5.固定资产类办公用品的管控

5.1验收办公设备、办公家具原则上由行政部负责验收,核对品种、规格、数量与品牌,无误后,

在送货单上签字确认以示验收合格,固定资产类的行政部统一进行固定资产登记;一般办公用品验收后入库点收入帐;

5.2固定资产类办公用品的管理公司购入的办公设备、家具必须设立固定资产台账;根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目,准确设置台账。办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。行政部负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。对于损坏的办公家具、办公设备报行政部后。由行政部门统一进行维修。办公设备、办公家具应在每年 12月 31日前进行盘点。盘点工作由行政部负责牵头,财务部协助,盘点要求做到账物一致,如不一致应查明原因,然后调整台账,使两者一致。填写好《固定资产盘点表》;

5.3 一般办公用品的领用,回收和管理:

5.3.1 办公用品行政部人员根据《办公用品采购申请单》,于每周完成采购;

5.3.2 行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作,同时各部门设立专门的办公用品管理员(一般为部门助理)负责本部门办公用品的领用与保管,各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理;

5.3.3 办公用笔,每人每月限领一支(职员办公需要使用签字笔,生产上写字耗量大的使用圆珠笔),主要以更换笔芯为首,用完可领笔芯使用;

5.3.4封箱胶统一由公司行政部门采购,需使用的部门由部门助理去仓库部门领用;

5.3.5请节约使用办公用纸,第一,打印复印文件前请先考虑使用纸质文件的必要性,如非必要,请使用电子文档,如确需打印,则在排版时尽量充分利用空间,尽可能减少打印页数,另外确认文件打印前请预览格式有无超出边界再打印;第二,若不影响请尽量使用再生纸打印;但牵涉到工资,工时,报价,合同,设计图纸等重要文件不得使用再生纸张,若有错误,作废的文件必须由打印部门销毁。

5.3.6因办公使用的打印纸张及碳粉成本较高,要求各部门主动提出常用且消耗量较大的表单,统一与行政部商讨表单格式细节后进行统一印刷,印刷回来后统一由行政部保管及发放登记。

5.3.7 不得复印和打印与工作无关的文件;

5.3.8 原则上所有的办公用品,在第二次领用后可以凭毁损原物以旧换新的一律按以旧换新处理,否则行政部不予领用,请务必保留毁损物品原物;

5.3.9每个部门指定专人(一般为部门助理)进行部门的办公用品的申请领用和管理,其它人员不可自行到行政部领用;

5.3.10针对在编的离职人员离职交接时必须将办公设备如电脑等,耐用办公用品(一般指:计算器,笔筒,订书机,打孔机,剪刀,直尺等等)由部门经理指定交接人(可为助理或替岗人员)进行交接并记录在交接清单表内,原则上对耐用办公用品不再增补,如重复申领,应说明原因或凭毁损原物以旧换新,杜绝虚报冒领。对扩编的岗位才可新增申请及领用相关耐用办公物品;

5.3.11 每一位领用物品人员必须如实进行登记,行政部将每季度对办公用品进行盘点,盘点报表经审核后存档;

5.3.12公司副总级人员领用办公用品由行政部直接登记领用;

5.3.13 请所有人员都能保管好自己的办公用品且共同爱惜使用;

5.3.14 行政部人员应认真、仔细、负责地每月做好办公用品出入记录,做到每批办公用品进出有章可循、有据可查。

5.4 办公用品的报废办公设备、办公家具在使用过程中,失去使用功能,并经专业维修人员鉴定签字后,需填写《办公用品报废申请单》经总经理批准后,方可报废。对于要报废的办公用品、要做好登记,写清楚用品名称、价格、数量、报废处理方式及其他事项。对于办公设备、办公家具属于公司固定资产的,需按公司财务处理制度执行。

1.目的

为加强公司办公用品的管控,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,

根据公司实际情况,特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司所有办公用品的管理。

3.办公用品的分类规定

3.1办公用品分为固定资产和一般办公用品;

3.2固定资产包括办公设备和办公家具,办公设备指办公耐用品,包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机、空调等,办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品,包括:各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。对于固定资产类的办公用品的管控按照公司《固定资产管理制度》执行;

3.3一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品;

3.4一般消耗品包括:签字笔、笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、电池、白板笔等。耐用消耗品包括:计算器、笔筒、文件盒、文件架、打孔机、订书机、起钉器、直尺、剪刀、排插、印台、黑板擦等。

4.办公用品的采购

4.1 针对固定资产类的办公用品,由需求部门填写《固定资产申请表》,经行政人事审核交总经理批准,视其类别情况交由相关负责人进行采购;

4.2 一般办公用品的采购由行政部负责,行政人员需经常调查办公用品供应商及市场价格,以保证性价比和质量。每周根据各部门办公用品使用情况,进行统计申请,填写《办公用品采购申单》,经由行政经理批准进行采购;

4.3 急需的办公用品由部门负责人提出申请,填好《急需办公用品申请表》,经行政经理批准进行紧急采购;

5.固定资产类办公用品的管控

5.1验收办公设备、办公家具原则上由行政部负责验收,核对品种、规格、数量与品牌,无误后,

在送货单上签字确认以示验收合格,固定资产类的行政部统一进行固定资产登记;一般办公用品验收后入库点收入帐;

5.2固定资产类办公用品的管理公司购入的办公设备、家具必须设立固定资产台账;根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目,准确设置台账。办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。行政部负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。对于损坏的办公家具、办公设备报行政部后。由行政部门统一进行维修。办公设备、办公家具应在每年 12月 31日前进行盘点。盘点工作由行政部负责牵头,财务部协助,盘点要求做到账物一致,如不一致应查明原因,然后调整台账,使两者一致。填写好《固定资产盘点表》;

5.3 一般办公用品的领用,回收和管理:

5.3.1 办公用品行政部人员根据《办公用品采购申请单》,于每周完成采购;

5.3.2 行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作,同时各部门设立专门的办公用品管理员(一般为部门助理)负责本部门办公用品的领用与保管,各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理;

5.3.3 办公用笔,每人每月限领一支(职员办公需要使用签字笔,生产上写字耗量大的使用圆珠笔),主要以更换笔芯为首,用完可领笔芯使用;

5.3.4封箱胶统一由公司行政部门采购,需使用的部门由部门助理去仓库部门领用;

5.3.5请节约使用办公用纸,第一,打印复印文件前请先考虑使用纸质文件的必要性,如非必要,请使用电子文档,如确需打印,则在排版时尽量充分利用空间,尽可能减少打印页数,另外确认文件打印前请预览格式有无超出边界再打印;第二,若不影响请尽量使用再生纸打印;但牵涉到工资,工时,报价,合同,设计图纸等重要文件不得使用再生纸张,若有错误,作废的文件必须由打印部门销毁。

5.3.6因办公使用的打印纸张及碳粉成本较高,要求各部门主动提出常用且消耗量较大的表单,统一与行政部商讨表单格式细节后进行统一印刷,印刷回来后统一由行政部保管及发放登记。

5.3.7 不得复印和打印与工作无关的文件;

5.3.8 原则上所有的办公用品,在第二次领用后可以凭毁损原物以旧换新的一律按以旧换新处理,否则行政部不予领用,请务必保留毁损物品原物;

5.3.9每个部门指定专人(一般为部门助理)进行部门的办公用品的申请领用和管理,其它人员不可自行到行政部领用;

5.3.10针对在编的离职人员离职交接时必须将办公设备如电脑等,耐用办公用品(一般指:计算器,笔筒,订书机,打孔机,剪刀,直尺等等)由部门经理指定交接人(可为助理或替岗人员)进行交接并记录在交接清单表内,原则上对耐用办公用品不再增补,如重复申领,应说明原因或凭毁损原物以旧换新,杜绝虚报冒领。对扩编的岗位才可新增申请及领用相关耐用办公物品;

5.3.11 每一位领用物品人员必须如实进行登记,行政部将每季度对办公用品进行盘点,盘点报表经审核后存档;

5.3.12公司副总级人员领用办公用品由行政部直接登记领用;

5.3.13 请所有人员都能保管好自己的办公用品且共同爱惜使用;

5.3.14 行政部人员应认真、仔细、负责地每月做好办公用品出入记录,做到每批办公用品进出有章可循、有据可查。

5.4 办公用品的报废办公设备、办公家具在使用过程中,失去使用功能,并经专业维修人员鉴定签字后,需填写《办公用品报废申请单》经总经理批准后,方可报废。对于要报废的办公用品、要做好登记,写清楚用品名称、价格、数量、报废处理方式及其他事项。对于办公设备、办公家具属于公司固定资产的,需按公司财务处理制度执行。


 
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